Légal · Plateforme

Politique de confidentialité de la plateforme

Dernière mise à jour : 5 octobre 2026

En bref : cette politique couvre la plateforme d’opérations AirXperience (l’application). Nous n’utilisons les renseignements que pour faire fonctionner le service, nous ne les vendons pas et ils sont hébergés principalement aux États-Unis, ce que nous avons évalué avant le transfert. Pour le site airxperience.app, voir la politique de confidentialité du site.

1. Portée

Cette politique explique comment Arsalan Akbarzadeh, faisant affaire sous le nom d’AirXperience (« AirXperience », « nous »), à Montréal, au Québec, traite les renseignements personnels dans la plateforme d’opérations AirXperience (le « Service »), qui sert à l’entretien ménager, aux inspections, à l’entretien, aux actifs et à l’inventaire des propriétés d’hébergement.

Elle vise à respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25, et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada.

2. Nos deux rôles

2.1 Responsable des renseignements

Pour les renseignements sur nos clients et sur le personnel qui utilise le Service (titulaires de compte, gestionnaires, superviseurs, préposés à l’entretien ménager et à l’entretien), c’est nous qui décidons pourquoi et comment ils sont utilisés.

2.2 Pour le compte d’un établissement

Pour les renseignements sur les voyageurs qui séjournent dans l’établissement d’un client, nous agissons uniquement selon les instructions de ce client. L’établissement décide quels renseignements existent et pourquoi ; nous les recevons de son système de gestion immobilière (PMS) afin d’effectuer le travail opérationnel.

Si vous êtes un voyageur et souhaitez exercer vos droits, adressez-vous à l’établissement où vous avez séjourné. Nous l’aiderons à vous répondre.

3. Renseignements recueillis

3.1 Comptes et utilisateurs

Nom et adresse courriel
Rôle et permissions dans l’organisation du client
Données d’authentification
Historique d’activité dans le Service, y compris les tâches assignées, le travail effectué, les inspections et les horodatages

3.2 Propriétés et opérations

Configuration des propriétés, des unités et des pièces
Actifs, plans d’entretien et devis de ménage
Dossiers de tâches, d’inspections, d’entretien et d’inventaire, y compris les photos et fichiers téléversés comme preuve du travail

Ces renseignements ne sont généralement pas personnels, sauf lorsqu’ils identifient la personne qui a fait le travail.

3.3 Voyageurs (reçus d’un système de gestion connecté)

Lorsqu’un client connecte son système de gestion immobilière, nous recevons, pour chaque réservation :

Nom du voyageur
Adresse courriel et numéro de téléphone, s’ils sont fournis
Langue de préférence
Dates de séjour, unité attribuée et statut de la réservation
Produits ou services réservés qui touchent la préparation de l’unité, comme un lit de bébé ou un lit d’appoint
Notes de réservation rédigées par le personnel de l’établissement

Les notes de réservation sont rédigées librement par le personnel. Elles contiennent parfois un détail sensible, comme une préférence ou un besoin du voyageur. Nous ne sollicitons pas ce genre de renseignement, ne l’affichons qu’au personnel qui travaille dans cette unité et lui appliquons les mêmes délais de conservation qu’à tous les renseignements sur les voyageurs.

3.4 Renseignements non recueillis de façon standard

De façon standard, la plateforme ne recueille pas de données de carte de paiement, de pièces d’identité ni de numéros d’identification gouvernementaux. Une fonctionnalité conçue à la demande d’un client peut traiter d’autres renseignements selon les instructions de ce client, conformément à son entente écrite avec AirXperience.

La plateforme ne recueille jamais de renseignements bancaires ou financiers ni de données de programmes de fidélité.

3.5 Données techniques

Adresse IP, type de navigateur et informations sur l’appareil
Journaux d’accès et d’erreurs

4. Pourquoi nous les utilisons

Renseignements	Fins
Comptes et utilisateurs	Donner accès, authentifier les utilisateurs, assigner et suivre le travail, soutien, facturation
Propriétés et opérations	Planifier, répartir et consigner le travail opérationnel
Voyageurs	Préparer l’unité pour le voyageur qui arrive ; planifier les rotations selon les heures d’arrivée et de départ ; communiquer dans la langue du voyageur ; messages opérationnels liés à l’entretien ménager et à l’accès
Données techniques	Sécurité, diagnostic des pannes, prévention des abus

Nous ne vendons pas de renseignements personnels, ne les partageons pas à des fins publicitaires et n’utilisons pas les renseignements des voyageurs pour du marketing.

5. Consentement

Nous utilisons les renseignements nécessaires pour fournir le service convenu avec le client, et seulement à ces fins. Le client est responsable d’informer son personnel et ses voyageurs et d’avoir une base légale pour les renseignements qu’il nous confie. Une personne peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve des obligations légales ou contractuelles ; cela peut nous empêcher de fournir certains services.

6. Sous-traitants et pays

Ces fournisseurs traitent des renseignements pour notre compte. Chacun est lié par une entente écrite qui l’oblige à les protéger et à ne les utiliser que pour nous rendre service. Nous n’ajoutons pas de sous-traitant qui traite des renseignements personnels sans mettre cette liste à jour.

Fournisseur	Rôle	Lieu
Supabase, Inc.	Base de données, authentification et stockage des photos et fichiers	États-Unis — AWS us-east-1 (Virginie du Nord)
Vercel, Inc.	Hébergement de l'application	États-Unis (réseau de diffusion mondial)
Cloudflare, Inc.	Services réseau	États-Unis
Resend, Inc.	Envoi des courriels du Service	États-Unis
Google LLC	Gmail (courriels à info@ et receipts@airxperience.app)	États-Unis
Anthropic, PBC	Assistant d'opérations (IA) : rédaction et traduction des réponses aux voyageurs, réponses aux questions du personnel	États-Unis
Telegram	Avis et messages à l'équipe d'exploitation	Émirats arabes unis (siège) ; serveurs dans plusieurs pays
Notion Labs, Inc.	Base de connaissances interne et journal des questions	États-Unis
Stripe, Inc.	Liens de paiement pour les voyageurs (la carte est saisie sur la page de Stripe)	États-Unis
Services de notification des navigateurs (Google, Apple, Mozilla)	Livraison des notifications push sur les appareils du personnel	États-Unis

7. Hébergement hors du Québec

Les renseignements du Service sont conservés et traités hors du Québec, principalement aux États-Unis (Supabase dans la région us-east-1 en Virginie du Nord, ainsi que les autres fournisseurs ci-dessus). Les messages envoyés à l’équipe d’exploitation transitent par Telegram, dont le siège est aux Émirats arabes unis et dont les serveurs sont situés dans plusieurs pays.

Avant ce transfert, nous avons réalisé une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, comme l’exige l’article 17 de la loi québécoise. Elle a tenu compte de la sensibilité des renseignements, des fins de leur utilisation, des mesures de protection, y compris contractuelles, et du régime juridique des pays concernés. Nous avons conclu que les renseignements bénéficient d’une protection adéquate. Des renseignements conservés dans un autre pays peuvent être accessibles aux tribunaux et aux autorités de ce pays, selon ses lois.

Un client qui a des exigences particulières quant au lieu d’hébergement des données doit communiquer avec nous avant de connecter un établissement.

8. Conservation

Renseignements	Durée
Comptes et utilisateurs	Pendant la durée du compte, puis supprimés dans les 90 jours suivant la résiliation
Dossiers opérationnels	Pendant la durée du compte, puis supprimés dans les 90 jours suivant la résiliation
Voyageurs	Le temps nécessaire aux opérations, et au plus 90 jours après la date de départ, sauf si l’établissement demande un délai plus court
Journaux techniques	30 jours

Un client peut demander en tout temps la suppression des renseignements sur ses voyageurs ; nous y donnerons suite, sauf si la loi exige leur conservation.

9. Sécurité

Nous appliquons des mesures adaptées à la sensibilité des renseignements, notamment :

Chiffrement en transit et au repos
Accès selon le rôle, pour que chacun ne voie que ce dont il a besoin
Séparation des données de chaque client au niveau de la base de données
Accès d’intégration limités au strict nécessaire
Journalisation des accès
Principe du moindre privilège pour l’administration

Aucun système n’est parfaitement sûr.

10. Incidents de confidentialité

Si un incident survient, nous agissons rapidement pour en réduire les risques et éviter qu’il se reproduise. S’il présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d’accès à l’information du Québec et les personnes concernées, comme l’exige la Loi 25. Lorsque la LPRPDE s’applique et qu’il existe un risque réel de préjudice grave, nous avisons aussi le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Nous avisons sans délai indu les clients touchés et tenons un registre de tous les incidents.

11. Vos droits

Vous pouvez demander :

l’accès aux renseignements que nous détenons sur vous ;
la rectification de renseignements inexacts ou incomplets ;
le retrait de votre consentement, lorsque le traitement repose sur celui-ci ;
la suppression de vos renseignements, sous réserve des obligations légales de conservation ;
la portabilité : recevoir vos renseignements informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé ;
la désindexation : en vertu de la loi québécoise, demander qu’un renseignement cesse d’être diffusé ou qu’un lien soit désindexé lorsque sa diffusion cause un préjudice grave à votre réputation ou à votre vie privée.

Comment faire : écrivez à la personne responsable ci-dessous. Nous répondons dans les 30 jours. Un voyageur doit d’abord s’adresser à l’établissement où il a séjourné, qui détient la relation et le dossier ; nous l’aiderons à répondre.

Vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

12. Témoins

La plateforme utilise des témoins et un stockage semblable strictement nécessaires à son fonctionnement, notamment pour garder votre session ouverte et mémoriser vos préférences d’affichage. Elle n’utilise aucun témoin publicitaire et ne vous suit pas sur d’autres sites.

13. Enfants

La plateforme est un outil de travail qui ne s’adresse pas aux enfants, et nous ne recueillons pas sciemment de renseignements sur des enfants. Les renseignements reçus d’un système de gestion peuvent indiquer la présence d’un enfant dans une réservation, par exemple lorsqu’un lit de bébé est demandé. Ils servent uniquement à préparer l’unité et suivent les mêmes délais de conservation que tous les renseignements sur les voyageurs.

14. Modifications

Si nous apportons un changement important, nous en aviserons les titulaires de compte par courriel ou dans le Service au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. La version en vigueur est toujours accessible à airxperience.app/platform-privacy.

15. Responsable de la protection des renseignements personnels

Arsalan Akbarzadeh
info@airxperience.app

Legal · Platform

Platform Privacy Policy

Last updated: October 5, 2026

In short: this policy covers the AirXperience operations platform (the app). We use information only to run the service, we don't sell it, and it is hosted mainly in the United States, which we assessed before transferring it. For the airxperience.app website, see the website privacy policy.

1. Scope

This policy explains how Arsalan Akbarzadeh, operating as AirXperience ("AirXperience", "we"), in Montréal, Québec, handles personal information in the AirXperience operations platform (the "Service"), used for housekeeping, inspections, maintenance, assets and inventory at accommodation properties.

It is written to meet Quebec's Act respecting the protection of personal information in the private sector, as amended by Law 25, and Canada's Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA).

2. Our two roles

2.1 Responsible for the information

For information about our clients and the staff who use the Service (account holders, managers, supervisors, cleaning and maintenance staff), we decide why and how it is used.

2.2 On behalf of a property

For information about guests staying at a client's property, we act only on that client's instructions. The property decides what guest information exists and why; we receive it from the property's management system (PMS) to carry out operational work.

If you are a guest and wish to exercise your rights, contact the property where you stayed. We will help them respond.

3. Information we collect

3.1 Accounts and users

Name and email address
Role and permissions within the client's organization
Authentication data
Activity in the Service, including tasks assigned, work completed, inspections performed and timestamps

3.2 Properties and operations

Property, unit and room setup
Assets, care plans and cleaning specifications
Task, inspection, maintenance and inventory records, including photos and files uploaded as evidence of work

This information is generally not personal, except where it identifies the staff member who did the work.

3.3 Guests (received from a connected management system)

When a client connects its property management system, we receive, for each reservation:

Guest name
Email address and phone number, where present
Language preference
Stay dates, assigned unit and reservation status
Products or services booked that affect room preparation, such as a crib or an extra bed
Reservation notes written by property staff

Reservation notes are free text written by staff. They occasionally contain a sensitive detail, such as a guest's stated preference or need. We don't ask for this kind of information, show it only to staff working in that unit, and apply the same retention limits as to all guest information.

3.4 Information not collected as standard

As standard, the platform does not collect payment card data, identity documents or government ID numbers. A feature built at a client's request may process other information on that client's instructions, under its written agreement with AirXperience.

The platform never collects bank or financial account information or loyalty program data.

3.5 Technical data

IP address, browser type and device information
Access and error logs

4. Why we use it

Information	Purpose
Accounts and users	Providing access, authenticating users, assigning and tracking work, support, billing
Properties and operations	Scheduling, dispatching and recording operational work
Guests	Preparing the unit for the arriving guest; scheduling turnovers around arrival and departure times; communicating in the guest's language; operational messages about housekeeping and access
Technical data	Security, diagnosing faults, preventing abuse

We do not sell personal information, share it for advertising, or use guest information for marketing.

5. Consent

We use the information needed to provide the service agreed with the client, and only for that purpose. The client is responsible for informing its staff and guests and for having a lawful basis for the information it gives us. A person can withdraw consent at any time, subject to legal or contractual limits; this may prevent us from providing some services.

6. Subprocessors and countries

These providers process information on our behalf. Each is bound by a written agreement requiring it to protect the information and use it only to provide services to us. We do not add a subprocessor that handles personal information without updating this list.

Provider	Role	Location
Supabase, Inc.	Database, authentication and photo/file storage	United States — AWS us-east-1 (Northern Virginia)
Vercel, Inc.	Application hosting	United States (global delivery network)
Cloudflare, Inc.	Network services	United States
Resend, Inc.	Sending the Service's emails	United States
Google LLC	Gmail (email to info@ and receipts@airxperience.app)	United States
Anthropic, PBC	Operations assistant (AI): drafting and translating replies to guests, answering staff questions	United States
Telegram	Notifications and messages to the operations team	United Arab Emirates (head office); servers in several countries
Notion Labs, Inc.	Internal knowledge base and question log	United States
Stripe, Inc.	Payment links for guests (card details are entered on Stripe's page)	United States
Browser push services (Google, Apple, Mozilla)	Delivering push notifications to staff devices	United States

7. Storage outside Quebec

Information in the Service is stored and processed outside Quebec, mainly in the United States (Supabase in the us-east-1 region, Northern Virginia, and the other providers above). Messages to the operations team pass through Telegram, whose head office is in the United Arab Emirates and whose servers are in several countries.

Before this transfer, we carried out a privacy impact assessment, as required by section 17 of the Quebec Act. It considered the sensitivity of the information, the purposes of its use, the protection measures, including contractual ones, and the legal framework of the countries involved. We concluded that the information receives adequate protection. Information held in another country may be accessible to that country's courts and authorities under its laws.

A client with specific data residency requirements should contact us before connecting a property.

8. Retention

Information	How long
Accounts and users	For the life of the account, then deleted within 90 days of termination
Operational records	For the life of the account, then deleted within 90 days of termination
Guests	Only as long as operationally needed, and deleted no later than 90 days after the departure date, unless the property asks for a shorter period
Technical logs	30 days

A client may ask us to delete guest information at any time, and we will do so unless the law requires us to keep it.

9. Security

We apply measures suited to the sensitivity of the information, including:

Encryption in transit and at rest
Role-based access, so people see only what their role requires
Each client's data separated at the database level
Integration access limited to the minimum required
Access logging
Least privilege for administrative access

No system is perfectly secure.

10. Confidentiality incidents (breaches)

If an incident happens, we act quickly to reduce the risk and prevent it from happening again. If it presents a risk of serious injury, we notify the Commission d'accès à l'information du Québec and the people affected, as Law 25 requires. Where PIPEDA applies and there is a real risk of significant harm, we also notify the Office of the Privacy Commissioner of Canada. We notify affected clients without undue delay and keep a register of all incidents.

11. Your rights

You can ask for:

access to the information we hold about you;
correction of inaccurate or incomplete information;
withdrawal of your consent, where processing relies on it;
deletion of your information, subject to legal retention requirements;
portability: receive your computerized information in a structured, commonly used technological format;
de-indexing: under Quebec law, ask that information stop being disseminated, or that a link be de-indexed, where its dissemination seriously harms your reputation or privacy.

How to ask: write to the person in charge below. We reply within 30 days. A guest should first contact the property where they stayed, which holds the relationship and the record; we will help the property respond.

You can file a complaint with the Commission d'accès à l'information du Québec or the Office of the Privacy Commissioner of Canada.

12. Cookies

The platform uses cookies and similar storage that are strictly necessary for it to work, including keeping you signed in and remembering display preferences. It does not use advertising cookies and does not track you across other websites.

13. Children

The platform is a workplace tool, not directed at children, and we do not knowingly collect information about children. Information received from a management system may show that a child is part of a booking, for example where a crib is requested. It is used only to prepare the unit and follows the same retention limits as all guest information.

14. Changes

If we make a material change, we will notify account holders by email or in the Service at least 30 days before it takes effect. The current version is always available at airxperience.app/platform-privacy.

15. Person in charge of the protection of personal information

Arsalan Akbarzadeh
info@airxperience.app